Tổ chức sự kiện được xem như là một hình thức truyền thông nhằm quảng bá, tiếp thị doanh nghiệp một cách nhanh nhất. Để có thể tổ chức sự kiện một cách thành công và có hiệu quả thì tất nhiên không thể thiếu được một quy trình có khoa học. Vậy quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Nếu bạn vẫn chưa biết thì hãy cùng AEDIGI tìm hiểu ngay nhé!
Quy trình tổ chức sự kiện thay đổi đa dạng tùy theo từng sự kiện và đơn vị tổ chức khác nhau, tuy nhiên, quy trình tổ chức sự kiện nhìn chung sẽ bao gồm 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn trước khi bắt đầu sự kiện
Giai đoạn này bao gồm các bước tìm hiểu và chuẩn bị cho sự kiện trước khi tiến hành nó. Giai đoạn chuẩn bị cần phải tỉ mỉ và chắc chắn từng bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng của sự kiện
Đầu tiên, người tổ chức sự kiện cần xác định rõ mục đích và đối tượng của sự kiện để có hướng tổ chức phù hợp với từng nhóm mục đích và đối tượng. Mục đích của sự kiện thường bao gồm: quảng bá cho một sản phẩm hoặc công ty, buổi ca nhạc thu lợi nhuận của một nghệ sĩ hoặc nhóm nhạc, thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng,… hay đơn giản hơn là mừng ngày sinh nhật của con, kỉ niệm ngày cưới,…Tùy vào mục đích khác nhau mà chúng ta đi đến xác định nhóm đối tượng khác nhau: sinh viên, các doanh nhân và doanh nghiệp, phụ nữ, các mẹ nội trợ,…
Bước 2: Đặt mục tiêu cho sự kiện
Sau khi xác định được mục đích và đối tượng cụ thể, chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải thiết lập các mục tiêu cụ thể cho sự kiện. Các mục tiêu được đặt ra sẵn sẽ góp phần đánh giá sự thành công của sự kiện sau khi hoàn tất. Mục tiêu của sự kiện có thể liên quan đến số người tham gia, số lợi nhuận thu được, lượng tài trợ nhận được, các chỉ số truyền thông và KPI sau khi tổ chức thành công,…
Bước 3: Chọn thời gian và địa điểm cụ thể
Thời gian và địa điểm cụ thể nên được cân nhắc dựa trên mục đích và đối tượng của sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện cần được lựa chọn dựa trên một số yếu tố sau: sức chứa, ánh sáng, các thiết bị kỹ thuật được cung cấp, máy phát điện, vị trí ở trung tâm thành phố,… Người tổ chức sự kiện cũng cần tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo để xác định thời gian thuận tiện cho mọi đối tượng khách mời.
Bước 4: Dự trù kinh phí, xin tài trợ
Để một sự kiện tổ chức thành công, vấn đề tài chính là không thể thiếu. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần tính toán trước số kinh phí cho sự kiện và cân nhắc tìm nguồn tài trợ thích hợp. Người tổ chức cũng cần tìm hiểu và nắm rõ các thông tin về nhà tài trợ để quá trình đàm phán và xin tài trợ được thuận lợi hơn.
Bước 5: Cân nhắc đến công tác truyền thông cho sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn cần có sự quảng bá, tiếp thị của bộ phận truyền thông. Một sự kiện được quảng bá tốt sẽ đẩy mạnh độ phủ sóng và lan tỏa của sự kiện đến nhiều đối tượng tiềm năng khác nhau. Để có thể làm cho sự kiện trở nên có sức hút hơn
Quá trình quảng bá ngày nay có thể diễn ra trực tuyến thông qua website, email và các kênh mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram,… Việc có một fanpage hoặc tài khoản chính thức trên các trang mạng xã hội để quảng bá và cung cấp các thông tin về sự kiện là vô cùng quan trọng để thu hút khách mời.
Bên cạnh việc quảng bá và tiếp thị trực tuyến, người tổ chức sự kiện còn có thể dựng các bản áp phích bao gồm thông tin về ngày tháng, thời gian, địa điểm, chủ đề… để dán lên những nơi dễ thấy trong cộng đồng.
Chuyên viên tổ chức sự kiện có thể tìm kiếm các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện để việc quảng báo diễn ra thuận lợi.
Bước 6: Chuẩn bị hậu cần và kỹ thuật
Công tác hậu cần và kỹ thuật cần được cân nhắc kỹ càng để tránh rủi ro khi tiến hành sự kiện. Người tổ chức sự kiện cần tính toán đến các khía cạnh sau về hậu cần và kỹ thuật:
- Nơi đậu xe và gửi xe
- Các thiết bị âm thanh, ánh sáng khi chạy chương trình
- Trang trí sân khấu, chuẩn bị bàn ghế cho khách mời
- Đồ ăn và nước uống cho khách mời, diễn giả, các thành viên của ban tổ chức
- Thư mời, danh sách khách mời, danh bạ liên lạc của khách mời, ban tổ chức và các bên liên quan
Bước 7: Phân chia, sắp xếp và điều phối công việc
Chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần chuẩn bị một bảng danh sách công việc và bảng tiến độ công việc để điều phối công việc khoa học và kịp thời. Mọi công việc cần được phân công cho từng cá nhân/ phòng ban một các khoa học. Tuyệt đối hạn chế việc bàn giao lại công việc cho một người khác một cách đột ngột.
Bước 8: Tổng duyệt lần cuối trước khi sự kiện diễn ra
Họp mặt tất cả các thành viên của ban tổ chức để tổng duyệt chương trình là bước quan trọng để sự kiện diễn ra thuận lợi. Đặc biệt, các thiết bị kỹ thuật và sân khấu cần được chạy thử vài lần để xác định không có trục trặc về kỹ thuật hay nhân sự.
Giai đoạn tiến hành sự kiện
Giai đoạn tiến hành sự kiện thường bao gồm các bước:
- Tất cả thành viên trong ban tổ chức cần phải đến địa điểm theo đúng giờ đã lên lịch sẵn.
- Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật, sắp đặt sân khấu bên trong và bên ngoài
- Đón tiếp khách mời, thực hiện mọi hoạt động theo đúng tiến trình
- Giám sát mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện
Đừng mất bình tĩnh nếu có một vài sự kiện diễn ra không đúng tiến trình, chúng ta cần bình tĩnh và ứng biến linh hoạt để sự kiện vẫn diễn ra đúng theo mục đích ban đầu.
Giai đoạn sau sự kiện
Để có câu trả lời hoàn chỉnh cho câu hỏi quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những gì?, không thể bỏ qua giai đoạn xử lý sau sự kiện, bao gồm những công việc như sau:
- Dọn dẹp và kiểm tra các thiết bị kỹ thuật sau sự kiện: Bên cạnh việc dọn dẹp rác và kiểm tra thiết bị của ban tổ chức, chúng ta cũng cần kiểm tra xem có món đồ giá trị nào của khách mời bị bỏ quên hay không. Nếu có, cần phải bảo quản và trả nó lại cho người mất.
- Viết thư cảm ơn cho các khách mời và nhà tài trợ
- Xử lý các vấn đề về tài chính: tiền tài trợ, kinh phí phát sinh trong sự kiện,…
- Tổ chức một bữa tiệc tri ân những thành viên của ban tổ chức, nhà tài trợ và các bên liên quan đã hỗ trợ cho sự kiện diễn ra tốt đẹp.
- Đăng ảnh lên các trang mạng trực tuyến của sự kiện, đây cũng là bước truyền thông quan trọng của một sự kiện.
>>>> Xem thêm: TOP 5 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Huế
Lời kết
Qua bài viết này, AEDIGI mong rằng bạn đã góp nhặt được những kiến thức cần thiết để giải đáp cho câu hỏi quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Hy vọng những thông tin được nêu trên có ích cho bạn!