Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện đang là một khái niệm nhận được nhiều sự quan tâm và chú ý của nhiều người, đặc biệt là các bạn trẻ. Được nhìn nhận như một nghành nghề có nhiều tiềm năng phát triển và mang tính thử thách cao, ngày càng nhiều bạn trẻ với đam mê được trải nghiệm và thử thách bản thân muốn thử sức với nghành nghề này. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Nó có ý nghĩa như thế nào? Hãy cùng AEDIGI tìm hiểu về khái niệm hot này nhé!

Sự kiện là gì?

Trước khi tìm hiểu về khái niệm tổ chức sự kiện là gì, chúng ta cần tìm hiểu về khái niệm của sự kiện đầu tiên.

Sự kiện là một chuỗi các hoạt động diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể, do một cá nhân hay tổ chức có trách nhiệm tổ chức và giám sát.

Các sự kiện với quy mô từ nhỏ đến lớn, diễn ra trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau trong đời sống: âm nhạc, hội họa, thời trang, kinh doanh, thương mại, chính trị, thể thao, sự kiện cá nhân,… Một số sự kiện mang quy mô lớn thường gặp là: hội nghị, hội thảo, triển lãm, cuộc thi, họp báo, buổi hòa nhạc,…; hay những sự kiện mang tính cá nhân, có quy mô nhỏ hơn như: cưới hỏi, sinh nhật, khai trương,…

Mỗi sự kiện diễn ra đều có mục đích và ý nghĩa riêng được lồng ghép trong từng hoạt động mà người tổ chức thông qua đó để gửi gắm đến người tham gia.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện, trong tiếng Anh được gọi là event management, là quá trình lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và điều phối các hoạt động để tạo nên một sự kiện có quy mô hoàn chỉnh, từ khi nó bắt đầu hình thành cho đến khi nó kết thúc.

Vì mỗi sự kiện đều có mục đích khác nhau, nên việc tổ chức sự kiện trước tiên là việc nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mục tiêu của sự kiện và điều phối kỹ thuật trước khi thực sự khởi động chương trình.

Sau khi đã xác định rõ đối tượng mục tiêu và thương hiệu cần hướng đến, tổ chức sự kiện tiếp tục bước lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Quá trình này có thể bao gồm: lập ngân sách, lên lịch trình, lựa chọn địa điểm, xin giấy phép cần thiết, điều phối phương tiện đi lại và bãi đậu xe, sắp xếp diễn giả hoặc nghệ sĩ, sắp xếp trang trí, an ninh sự kiện, phục vụ ăn uống, điều phối với các nhà cung cấp bên thứ ba và các kế hoạch khẩn cấp,…

Tổ chức sự kiện thường được coi là một trong những công việc căng thẳng và áp lực, yêu cầu người làm việc này phải có một khối lượng kiến thức sâu rộng và phức tạp, phản ứng nhanh nhạy và linh hoạt, đồng thời phải chịu được áp lực căng thẳng.

Tổ chức sự kiện là một nghành nghề đặc thù, có tính phức tạp và đa dạng, do đó người ta phân loại nó thành nhiều loại hình khác nhau. Vậy các loại hình tổ chức sự kiện là gì và chúng bao gồm những loại nào? Chúng ta sẽ cùng lược qua các loại hình cơ bản được chia theo lĩnh vực sau đây:

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Workshops: Bán hàng

– Conferences & Conventions: Là các buổi Hội thảo & hội nghị

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Ý nghĩa của tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện không chỉ mang lại lợi ích cho người tổ chức sự kiện và các đơn vị tổ chức sự kiện, mà còn mang đến lợi ích cho khách hàng, những người tham gia sự kiện

Công cụ truyền thông hiệu quả cho các tổ chức, doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với chiến lược tiếp thị và truyền thông của các công ty, tổ chức ở mọi quy mô lớn nhỏ khác nhau.

Những sự kiện được tổ chức thành công chính là một công cụ quảng cáo hiệu quả về sản phẩm, thương hiệu và các chiến dịch của công ty, doanh nghiệp và các tổ chức hoặc cá nhân tổ chức sự kiện. Thông qua sự kiện, người tổ chức sự kiện có thể thay đổi nhận thức của khách hàng và đối tác về sản phẩm, thương hiệu của nhà đầu tư.

Từ đó, các doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân có cơ hội để quảng cáo sản phẩm và thương hiệu của mình, giúp tăng doanh thu, đồng thời xây dựng hình ảnh thương hiệu đối với khách hàng và đối tác. Ngoài ra, sự kiện cũng là nơi kết nối đến những khách hàng, nhà đầu tư và các nguồn nhân sự có tiềm năng, giúp mở rộng mạng lưới kết nối của công ty.

Nhờ có sự kiện, các nhà đầu tư có cơ hội gặp gỡ và có thể hợp tác lâu dài để cùng phát triển. Không chỉ khách hàng mà những nhân sự tiềm năng cũng biết đến công ty, từ đó tạo cơ hội để thu hút nguồn nhân lực chất lượng.

Cơ hội và thử thách cho các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sự kiện là cơ hội để các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phát triển và khẳng định năng lực đối với khách hàng, đồng thời là thử thách về kỹ năng nghề nghiệp dành cho các chuyên viên tổ chức sự kiện. Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ gia tăng độ uy tín và chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức trong mắt khách hàng, từ đó giúp đơn vị tổ chức sự kiện ngày càng phát triển hơn. Tổ chức một sự kiện thành công cũng mang lại nhiều kinh nghiệm thực tiễn cho các chuyên viên tổ chức sự kiện.

Cơ hội để khách hàng trải nghiệm sản phẩm và kết nối xã hội

Một sự kiện thành công không chỉ mang lại lợi ích cho các bên tổ chức mà còn có thể giúp cho khách hàng hiểu biết rõ hơn về sản phẩm, thương hiệu của công ty cũng như có góc nhìn mới mẻ hơn về thị trường. Thông qua các sự kiện, khách hàng sẽ có đủ thông tin để đưa ra những lựa chọn khi mua một sản phẩm hay dịch vụ nào đó.

Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn là nơi giúp người tham gia sự kiện có thể gặp gỡ, kết nối với nhiều người, nhờ đó có thể mở rộng máng lưới giao thiệp cá nhân. Thậm chí, còn có nhiều người tham gia sự kiện có thể trở thành nhà đầu tư hoặc người hợp tác với các bên tổ chức kiện.

Lời kết

Trên đây là những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và ý nghĩa của nó đối với doanh nghiệp, tổ chức cá nhân. AEDIGI hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn cũng như có cái nhìn khách quan hơn khi nói về tổ chức sự kiện. Cám ơn các độc giả đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày thật vui vẻ và hạnh phúc nhé!