Trong quy trình tổ chức sự kiện, việc lựa chọn các địa điểm có thể tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng đối với người tổ chức sự kiện. Nếu bạn còn thắc mắc về việc chọn địa điểm phù hợp thì hãy cùng AEDIGI tìm hiểu khái quát về các loại hình địa điểm thường gặp và tiêu chí để chọn địa điểm phù hợp nhé!
Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi sự kiện sẽ được tổ chức. Địa điểm tổ chức sẽ quyết định bầu không khí của sự kiện, sức chứa, cơ sở vật chất và các yếu tố khác liên quan đến kỹ thuật để một sự kiện được tổ chức thuận lợi. Vì vậy, các chuyên viên tổ chức cần phải có sự cân nhắc kỹ càng về địa điểm để có một chương trình thành công. Các địa điểm có thể tổ chức sự kiện rất đa dạng và được phân loại theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy theo mục đích và quy mô của từng sự kiện. Nhìn chung, chúng ta có thể phân loại các địa điểm có thể tổ chức sự kiện như sau:
Địa điểm có không gian mở
Sân vận động
Đây là địa điểm thuận tiện cho việc tổ chức các sự kiện liên quan đến thể thao: cuộc thi, buổi đồng diễn, giao lưu thể thao,… Bên cạnh ưu điểm là sức chứa khổng lồ và sân chơi rộng lớn, các sân vận động vẫn có hạn chế về lối đi, khu vực vệ sinh và không gian di chuyển của các khách mời bị hạn chế. Các dịch vụ đáp ứng nhu cầu ăn uống và phục vụ cũng không được cung cấp đầy đủ, có thể gây bất tiện cho khách mời.
Nhà hát lộ thiên
Các nhà hát lộ thiên có ưu điểm là sức chứa lớn, có cung cấp đầy đủ các thiết bị âm thanh – ánh sáng để hỗ trợ sân khấu. Chính vì vậy, nhà hát lộ thiên cũng là một lựa chọn tuyệt vời cho các sự kiện âm nhạc như các buổi hòa nhạc, lưu diễn, các chương trình về kịch – sân khấu,…
>>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
Tuy nhiên, các nhà hát lộ thiên có hạn chế là bị ảnh hưởng bởi thời tiết và hạn chế về không gian đi lại của khách mời. Vì vậy, khi chọn địa điểm là nhà hát lộ thiên, các đơn vị tổ chức cần chọn những ngày có thời tiết thuận lợi.
Quảng trường
Trong số các địa điểm có thể tổ chức sự kiện, quảng trường là một trong những lựa chọn tuyệt vời, phù hợp với các sự kiện ngoài trời, có quy mô lớn. Các quảng trường thường nằm ở khu vực trung tâm nên thuận tiện cho việc đi lại, đồng thời có các bãi đậu xe lớn, phù hợp cho các sự kiện đông người tham gia.
Cũng giống như nhà hát lộ thiên, các quảng trường bị hạn chế bởi thời tiết. Các chuyên viên tổ chức sự kiện có thể cân nhắc việc xây dựng rạp hoặc mái che để khắc phục nhược điểm này.
Bãi biển
Bãi biển là không gian rộng mở, có phong cảnh đẹp, mang lại cảm giác tươi mới, năng động cho người tham gia. Đây là địa điểm phù hợp cho sự kiện mang tính giải trí, thể thao, lãng mạn hoặc vui nhộn như: lễ cưới, sinh nhật, các buổi tiệc của công ty hoặc hội nhóm,… Bãi biển rộng và đẹp phù hợp cho các hoạt động nấu nướng, trò chơi, team-building, đàn hát,…
Tuy nhiên, địa điểm này cũng bị hạn chế về các khía cạnh: thời tiết và thiết bị kỹ thuật. Các thiết bị kỹ thuật ở bãi biển có thể khó để vận hành vì nguồn điện ở xa và vị trí gần nước biển. Bãi biển cũng không phải là địa điểm thích hợp cho các buổi tiệc hay họp mặt mang tính trang trọng.
Khuôn viên của các trường học, cơ quan
Đây là địa điểm phù hợp với các sự kiện có quy mô vừa phải, chất lượng cơ sở vật chất – kỹ thuật khá tốt. Ngoài ra, những nơi này thường có chi phí rẻ, dễ di chuyển đi lại. Tuy nhiên, những nơi này thường không cung cấp dịch vụ hay trang trí, người tổ chức phải tự chuẩn bị những khâu này. Khuôn viên của các trường học và cơ quan sẽ phù hợp cho các buổi ngoại khóa, hội thảo khoa học, hoặc các buổi thuyết trình, họp mặt có quy mô nhỏ và vừa.
Nhìn chung, việc tổ chức ở không gian mở rất phù hợp với các sự kiện có nhiều hoạt động ngoài trời hay các hoạt động về thiên nhiên. Những không gian mở cũng là nơi phù hợp cho mọi sự kiện có kinh phí từ thấp tới cao. Nhưng tổ chức sự kiện ở các không gian mở sẽ phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết và cơ sở vật chất, điển hình là nguồn điện hoặc khu vực vệ sinh.
Không gian kín hoặc hỗn hợp
Không gian kín là những địa điểm có giới hạn về không gian, thường là:
Khách sạn, resort
Những nơi này là địa điểm lý tưởng cho các buổi hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp. các buổi gặp mặt đối tác,.. Khách sạn, resort thường nằm ở trung tâm thành phố nên sẽ tiện lợi cho việc di chuyển của các khách mời, ngoài ra dịch vụ và cơ sở kỹ thuật được cung cấp khá đầy đủ. Tuy nhiên, sức chứa của nhà hàng và các resort thường chỉ dành cho các chương trình dưới 1000 người tham gia.
>>>> Xem thêm: TOP 5 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Huế
Trung tâm hội nghị thông thường
Đây là địa điểm chuyên tổ chức hội nghị chuyên nghiệp nên đáp ứng khá đầy đủ các tiêu chí cần thiết về sức chứa, không gian, cơ sở vật chất và dịch vụ,… Tuy nhiên, các địa điểm này có thể không đáp ứng yêu cầu về kiến trúc và nội thất phù hợp với phong cách của một số sự kiện. Một số thiết bị, dụng cụ trang trí và dịch vụ phải tự chuẩn bị hoặc trả phí thêm.
Các nhà hát, trung tâm triển lãm
Các địa điểm này phù hợp cho các sự kiện liên quan đến văn hóa như triển lãm, các sự kiện ra mắt sản phẩm, hội thảo nghệ thuật,… Tuy nhiên, những nơi này có thể nằm ở vị trí xa trung tâm, không thuận lợi cho việc đi lại.
Trung tâm chuyên tổ chức sự kiện
Ở các trung tâm chuyên tổ chức sự kiện luôn có sẵn đội ngũ chuyên nghiệp giúp lên ý tưởng, kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Những nơi này sẽ thích hợp để tổ chức tiệc cưới, prom, các buổi trình diễn,… Bên cạnh đó, người tổ chức cũng nên lưu ý rằng chi phí tổ chức ở các địa điểm này khá cao.
Nhà hàng, quán cafe
Những địa điểm này có ưu điểm là chi phí thấp, có các món ăn phong phú và có không gian đa dạng phù hợp với nhiều loại phong cách khác nhau. Đây là địa điểm lý tưởng cho các buổi offline, các buổi tiệc cuối năm cho công ty, hoặc các sự kiện cho sinh viên. Dù vậy, các nơi này vẫn có hạn chế về sức chứa chỉ khoảng 500 người và chỉ phù hợp với các sự kiện ít trang trọng.
Bên cạnh không gian mở và không gian kín, không gian hỗn hợp là nơi vừa có không gian trong nhà, vừa có không gian ở ngoài trời. Nhờ đó, không gian hỗn hợp tích hợp nhiều ưu điểm của cả hai không gian nêu trên, đặc biệt phù hợp với các sự kiện có sức chứa lớn. Những địa điểm có không gian hỗn hợp thường là những nhà hàng, sân vườn, trung tâm,… có kết hợp sân vườn. Tuy nhiên, những địa điểm này thường khó tìm và có giá cả cao hơn
Lời kết
Trên đây là những thông tin hữu ích về các địa điểm có thể tổ chức sự kiện, AEDIGI mong rằng bạn đã tích lũy cho bản thân được những kiến thức bổ ích thông qua bài viết này, từ đó có thể lựa chọn được địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, AEDIGI chúc bạn có một ngày tốt lành!