Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện đó. Để có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện thuận lợi thì nên đáp ứng một số tiêu chí được đưa ra sẵn. Vậy những tiêu chí đó là gì? Hãy cùng AEDIGI theo dõi bài viết này ngay nhé!
Những tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Vị trí địa lý
Vị trí của địa điểm tổ chức sự kiện nên được đặt gần trung tâm thành phố và tránh những nơi có tuyến đường dễ tắc nghẽn để tạo điều kiện thuận lợi cho các khách mời di chuyển đến tham gia. Nếu người tham dự sự kiện từ thành phố hoặc quốc gia khác đến thì chọn những nơi gần sân bay hoặc khách sạn của họ. Còn đối với những sự kiện được tổ chức dành riêng cho nhân viên nội bộ của công ty thì địa điểm tổ chức sự kiện nên ở gần trụ sở công ty đó để nhân viên dễ dàng di chuyển.
Để lựa chọn một địa điểm phù hợp thì cần cân nhắc linh hoạt dựa trên nơi ở của khách mời. Ngoài ra, để chọn đúng nơi tổ chức sự kiện thì nên đáp ứng tiêu chí dễ tìm, dễ nhận biết và có nơi đỗ xe rộng rãi, an ninh, gần hội trường tổ chức sự kiện,
Chi phí tổ chức
Chi phí luôn là một yếu tố hàng đầu để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Nguồn lực về tài chính sẽ quyết định phần lớn sự kiện của bạn có diễn ra theo mong muốn được hay không. Chính vì thế. bạn nên dựa trên nguồn lực chi phí của mình để xem xét kỹ giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Bên cạnh đó, bạn có thể liên hệ với một số địa điểm phù hợp và xin báo giá về các ưu đãi, dịch vụ miễn phí đi kèm để so sánh và ra quyết định đúng đắn trong việc chọn nơi tổ chức sự kiện.
Sức chứa và không gian
Sức chứa và không gian của địa điểm phải cân nhắc dựa trên số lượng khách mời, mục đích và các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Hầu hết các địa điểm đều cung cấp thông tin về sức chứa của nơi đó, tuy nhiên không gian của địa điểm cũng cần được xem xét kỹ. Nếu sự kiện bao gồm các hoạt động về âm nhạc, trình diễn hay trò chơi, hoạt động nhóm thì địa điểm phù hợp là một nơi có không gian rộng, thoáng đãng.
Bên cạnh đó, bãi đậu xe cũng là một yếu tố quan trọng để quyết định sức chứa của địa điểm. Nhưng nơi có bãi đậu xe rộng rãi nên được xem xét ưu tiên.
Chất lượng về dịch vụ và cơ sở hạ tầng
Để sự kiện có thể tổ chức thành công tốt đẹp thì bạn nên tìm hiểu về chất lượng dịch vụ tại nơi mà bạn muốn lựa chọn. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhạy bén có thể xử lý được các tình huống phát sinh và phối hợp tốt với ban tổ chức sự kiện sẽ giúp cho sự kiện của bạn tạo được ấn tượng tốt cùng những trải nghiệm tuyệt vời cho khách mời.
Hãy cùng lược qua một số câu hỏi cần xem xét về dịch vụ và cơ sở vật chất nhé:
- Địa điểm có cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách mời và các thành viên của ban tổ chức hay không?
- Có sẵn đầy đủ bàn ghế cho khách mời hay không?
- Có nhân viên an ninh và dọn dẹp hay không?
- Các thiết bị kỹ thuật và công nghệ như wi-fi, âm thanh, ánh sáng, quạt, nguồn điện,… có đầy đủ và vận hành tốt hay không?
- Khu vực vệ sinh có được cung cấp tiện nghi và sạch sẽ hay không?
Để đảm bảo cho chất lượng dịch vụ tại địa điểm tổ chức sự kiện đạt tiêu chuẩn thì bạn nên trao đổi trực tiếp và làm việc với bộ phận dịch vụ để kiểm tra, khảo sát trước khi quyết định thuê địa điểm.
An ninh, an toàn
Một sự kiện thành công không chỉ cung cấp cho khách mời chất lượng phục vụ tốt mà còn phải khiến khách mời an tâm khi trải nghiệm sự kiện. Chính vì thế, khu vực chương trình được tổ chức cần tìm hiểu trước và đảm bảo an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên chọn địa điểm có đội ngũ an ninh bảo vệ và túc trực từ bãi đỗ xe tới hội trường nơi diễn ra sự kiện để chuẩn bị cho bất cứ tình huống phát sinh nào.
Ngoài ra, bạn nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh như có hệ thống camera theo dõi, bình chữa cháy, vòi phun áp trần, hệ thống phòng cháy chữa cháy, dịch vụ sơ cứu y tế, cửa thoát hiểm…
Kết Luận
Muốn một sự kiện có thể tổ chức thành công thì tất nhiên địa điểm tổ chức sự kiện đó phải được lựa chọn kỹ càng và có chọn lọc. Trên đây là những tiêu chí giúp bạn dễ dàng tìm ra được một nơi tổ chức sự kiện phù hợp. Cám ơn quý độc giả đã theo dõi bài viết này, chúc bạn có một ngày thật vui vẻ và hạnh phúc nhé!
>>> Có thể bạn muốn xem: